O Que é um Workflow e Como Aplicar na Prática

Atualizado: Nov 3

Precisando organizar os processos da sua empresa? O Workflow pode ser o caminho. Também conhecido como fluxo de trabalho, esse método é muito utilizado por empresas que buscam otimizar processos e aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.

Além de ser uma ótima solução para organizar a casa, o workflow também beneficia a rentabilidade da empresa, evitando desperdícios e reduzindo custos operacionais. Entre as vantagens do método podemos destacar:


  • Aumento na eficiência e eficácia dos processos

  • Otimização do tempo de trabalho

  • Maior colaboração entre as equipes

  • Melhor comunicação interna

  • Tomada de decisões mais assertiva

  • Elaboração de um planejamento mais estratégico

  • Melhoria contínua dos processos

Neste artigo, vamos entender como funciona esse método e como aplicá-lo ao seu negócio.

Como funciona o Workflow?

Todo fluxo de trabalho tem aspectos que definem sua aplicação na prática do dia a dia.

Confira abaixo alguns dos pontos que devem ser levados em consideração em diferentes tipos de workflow.

AD HOC

A expressão “ad hoc” vem do latim e quer dizer algo como “para isto” ou “para essa finalidade”.

Ela denomina um tipo de workflow mais flexível, em que a improvisação pode e deve ser utilizada para se adaptar às necessidades verificadas durante o serviço.

Em geral, essa modalidade de fluxo é mais indicada para trabalhos individuais ou em grupos pequenos.

Assim, são menores as chances de conflito por conta de divergências de opinião.

Administrativo

Como o nome já diz, esse workflow é ideal para processos administrativos. Por conta da burocracia, previsibilidade e baixa complexidade das demandas, esse fluxo pode ser automatizado com o auxílio de ferramentas de gestão.

Produtivo

Como o nome indica, esse tipo de fluxo aparece mais em atividades administrativas e burocráticas.

São tarefas repetitivas e, em sua maioria, de baixa complexidade.

Por causa dessas características, o trabalho dessa categoria de workflow pode ser facilmente automatizado com o auxílio de ferramentas de gestão.


Colaborativo

Os fluxos de trabalho colaborativos são aqueles cujas tarefas dependem de um esforço coletivo para serem concluídas.

Em geral, eles envolvem trabalhadores de diversas áreas focados em um objetivo comum.

Um exemplo clássico aqui são as ocasiões em que as equipes de marketing e comercial precisam atuar juntas para sincronizar a captação de leads e geração de oportunidades de venda.


Transacional

O modelo transacional reúne em um só lugar atividades de diferentes naturezas que devem ser desempenhadas simultaneamente para garantir a eficácia do workflow.

As tarefas desse tipo de fluxo de trabalho podem ser automatizadas, mas necessitam de supervisão humana para autorizar ou não cada etapa.


Produtivo

Esse tipo de fluxo de trabalho também é indicado para atividades repetitivas, mas, desta vez, um pouco mais complexas.

Estou falando aqui de tarefas como transações bancárias e alimentação de sistemas com informações sensíveis para os negócios.

São ações que se repetem mensalmente, mas que exigem atenção por lidar com temas importantes.

As atividades de um workflow produtivo podem ser manuais ou automatizadas, a escolha vai depender do contexto de cada uma.


Como aplicar o Workflow ao seu negócio?

Agora que você já conhece as principais características desse método, chegou a hora de colocá-lo em prática. Confira o passo a passo para construir o melhor fluxo de trabalho para a sua empresa.

Entenda como funcionam os processos internos da sua empresa

Para organizar a casa é preciso entender como as coisas são feitas atualmente, por isso, faça uma análise minuciosa sobre os processos utilizados na sua empresa. Dessa forma, você conseguirá reconhecer o que funciona e o que precisa ser otimizado.

Determine os responsáveis por cada atividade

Para manter um fluxo de trabalho bem organizado é preciso definir responsabilidades. Ao designar, de forma clara, os encarregados por cada tarefa, você conseguirá visualizar e ter o controle sobre as atividades que estão sendo executadas.

Defina o início do seu processo

Pode parecer óbvio, mas definir um ponto de partida para o seu projeto ou atividade é essencial. Essa definição é vital para que o processo possa ser documentado e registrado do início ao fim.

Liste todas as tarefas, desvios e ações

Essa é uma das etapas mais importantes do workflow. Assim que o projeto for iniciado, faça uma lista com todas tarefas previstas no projeto, possíveis desvios e ações que podem ser executadas. Nessa etapa, também é detalhado o passo a passo do caminho que deve ser seguido ao longo do projeto.

Indique o final do seu processo

Por último, mas não menos importante, indique qual ação finaliza o seu projeto. Ao olhar para o seu planejamento, identifique entre as demandas aquela que será o ponto final das atividades.

O workflow reúne uma série de vantagens necessárias para a gestão de qualquer empresa. Estruturar um bom fluxo de trabalho é indispensável para manter uma rotina mais otimizada e organizada na sua empresa.

Pode ter certeza de que seus colaboradores ficarão mais produtivos, organizados e motivados com uma solução inteligente de workflow.

Você vai ver: quando as ações são bem encadeadas e planejadas, sem gargalos e vácuos de responsabilidade, tudo se torna mais fácil.


Gostou de conhecer esse método? Para mais informações entre em contato conosco, ficaremos felizes em lhe ajudar a crescer ainda mais.